Ein Umschlag vom Statistischen Bundesamt, darin ein Schreiben mit dem sperrigen Titel „Heranziehungsbescheid“: Für viele Unternehmen ist das der erste Kontakt mit der Intrastat-Meldung. Kein Grund zur Panik – aber ein Grund, zügig zu handeln. Hier erfährst du, was der Bescheid bedeutet und wie du in fünf Schritten zu deiner ersten Meldung kommst.
Was ist ein Heranziehungsbescheid?
Mit dem Heranziehungsbescheid teilt dir das Statistische Bundesamt offiziell mit, dass dein Unternehmen zur Intrahandelsstatistik – also zur Intrastat-Meldung – verpflichtet ist. Das Schreiben ist ein Verwaltungsakt. Es enthält in der Regel:
- für welche Richtung du melden musst: Eingang, Versendung oder beides,
- ab welchem Berichtsmonat das Amt deine Meldungen erwartet,
- Kennung und Erstpasswort für das Online-Meldeportal IDEV,
- eine Rechtsbehelfsbelehrung, also wie und bis wann du widersprechen kannst.
Wichtig zu wissen: Die Meldepflicht entsteht nicht erst mit dem Bescheid. Sie gilt kraft Gesetzes ab dem Monat, in dem dein Unternehmen die Meldeschwelle überschreitet. Der Bescheid bestätigt diese Pflicht nur – und oft kommt er erst, wenn bereits Monate fällig sind.
Schritt 1: Den Bescheid in Ruhe lesen
Notiere dir drei Dinge: die Verkehrsrichtung, den ersten Berichtsmonat und die Frist für einen möglichen Widerspruch. Leg den Brief mit den Zugangsdaten sicher ab – du brauchst ihn für die erste Anmeldung im Meldeportal oder gibst ihn an deinen Dienstleister weiter.
Schritt 2: Prüfen, ob die Pflicht wirklich besteht
Seit 2025 gelten in Deutschland deutlich höhere Schwellen: 1 Mio. € für Versendungen und 3 Mio. € für Eingänge pro Jahr, getrennt nach Richtung. Vergleiche die Werte deiner EU-Warenverkehre aus dem Vorjahr und dem laufenden Jahr damit. Unser Schnell-Check zu den Meldeschwellen hilft dir dabei.
Liegst du unter beiden Schwellen? Dann nimm zeitnah Kontakt mit dem Statistischen Bundesamt auf und kläre den Fall. Wie und bis wann du widersprechen kannst, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung deines Bescheids. Lass die Frist nicht verstreichen.
Schritt 3: Den ersten Berichtsmonat klären
Der Bescheid nennt den Monat, ab dem gemeldet werden muss. Liegt dieser Monat in der Vergangenheit, sind die Meldungen dafür bereits fällig und müssen nachgereicht werden. Plane diese Nachmeldungen gleich mit ein – je schneller sie beim Amt sind, desto besser.
Schritt 4: Die Daten zusammenstellen
Für jede Warenbewegung brauchst du unter anderem:
- die 8-stellige Warennummer und eine Warenbezeichnung,
- das Partnerland und das Ursprungsland der Ware,
- Rechnungsbetrag, Eigenmasse und gegebenenfalls die besondere Maßeinheit,
- Art des Geschäfts und Verkehrszweig,
- bei Versendungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers.
Die meiste Zeit kostet beim ersten Mal die Warennummer. Wer viele verschiedene Artikel hat, sollte einen Warenkatalog anlegen, in dem jede Artikelnummer ihre Warennummer bekommt.
Schritt 5: Fristgerecht melden
Die Meldung muss jeweils bis zum 10. Arbeitstag des Folgemonats beim Statistischen Bundesamt sein. Du hast drei Wege:
- IDEV-Formular: Eingabe im Browser oder CSV-Import – praktisch bei wenigen Positionen.
- eSTATISTIK.core: Dateiübermittlung direkt aus der Software – ab 2027 der einzige Weg für XML-Dateien. Mehr zur Umstellung
- Drittanmelder: Ein Dienstleister wie awastat übernimmt die komplette Meldung in deinem Namen.
Und nicht vergessen: Hat dein Unternehmen in einem Monat keine meldepflichtigen Warenbewegungen, gibst du eine sogenannte Fehlmeldung ab.
Schon eine Mahnung im Briefkasten?
Dann ist Eile geboten. Hol die fehlenden Monate so schnell wie möglich nach und informiere das Amt, dass die Meldungen unterwegs sind. Wer nicht, falsch oder verspätet meldet, handelt ordnungswidrig – das Amt kann ein Bußgeld festsetzen.
Bescheid bekommen und keine Zeit, dich einzuarbeiten? Schick uns eine Kopie an info@awastat.de oder ruf an unter 02821 7416577. Wir übernehmen die Meldung – auch rückwirkend – und kümmern uns um die Rückfragen des Amts.
Häufige Fragen
Muss ich erst melden, wenn der Bescheid kommt?
Nein. Die Meldepflicht ergibt sich aus dem Gesetz, sobald dein Unternehmen die Meldeschwelle überschreitet – auch ohne Schreiben. Der Bescheid macht die Pflicht nur offiziell und teilt dir mit, ab wann das Amt deine Meldungen erwartet.
Woher weiß das Statistische Bundesamt von meinen Umsätzen?
Das Amt nutzt unter anderem Angaben aus der Umsatzsteuer, zum Beispiel zu innergemeinschaftlichen Lieferungen und Erwerben. Daraus erkennt es, welche Unternehmen voraussichtlich über den Meldeschwellen liegen.
Was passiert, wenn ich den Bescheid ignoriere?
Das Amt erinnert und mahnt in der Regel zunächst. Bleiben die Meldungen aus, kann es ein Bußgeld festsetzen. Die fehlenden Monate müssen trotzdem nachgemeldet werden.
Kann awastat die Meldung ab sofort übernehmen?
Ja. Als Drittanmelder melden wir in deinem Namen, auch rückwirkend für bereits fällige Monate. Schick uns am besten eine Kopie des Bescheids, dann sehen wir sofort, ab welchem Monat gemeldet werden muss.